El Ayuntamiento de Molina de Segura amplía el Archivo Municipal

El Consistorio lleva a cabo también una inversión de 46.585 euros para un nuevo proyecto de gestión del archivo electrónico único, integrada con la gestión de expedientes electrónicos (MyTao)

El concejal de Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) y Archivo del Ayuntamiento de Molina de Segura, Juan Antonio Cantero Nicolás, ha informado, este lunes, que el Archivo Municipal ha sido ampliado con la adquisición de armarios tipo compactus para el tercer depósito del Archivo Municipal en el Centro El Jardín. El Consistorio ha llevado a cabo una inversión de 33.698,50 euros para la compra de 13 armarios-módulos dobles y uno fijo, con una capacidad de 6.960 archivadores.

Esta es la primera actuación para el traslado del Archivo Histórico al Centro El Jardín y su ubicación en los nuevos armarios. Esto va a suponer un gran cambio para el Archivo Municipal, pasando de ser un depósito a convertirse en un negociado ágil dentro del Ayuntamiento de Molina de Segura y en una verdadera institución educativa y cultural, además de las siguientes ventajas:

• Quedan libres la tercera planta de la Biblioteca Mercedes Mendoza y el sótano del Centro Social de San Roque
• Mayor agilidad en la localización de expedientes, tanto para los distintos negociados del Ayuntamiento de Molina de Segura como para los ciudadanos en general y para los investigadores.
• Ahorro en tiempo y en energía al no tener tres ubicaciones diferentes con gastos de mantenimiento, limpieza, luz, etc.
• Supone también menos pérdida de tiempo en los desplazamientos del personal y en la mayor agilidad en la localización de las fuentes documentales.
• Al estar los fondos en el Centro El Jardín, se dispone de la Sala de Exposiciones adjunta, en la que poder realizar conferencias y visitas al Archivo Municipal, tanto de niveles educativos como de otras edades y tipos de usurarios.

La inversión supone, además, contar con un Archivo con pasado y futuro para un municipio que se proyecta y está en constante crecimiento.

Archivo electrónico único

Por otro lado, Cantero ha informado de la licitación de la licencia de uso de aplicación informática para la gestión del archivo electrónico único, integrada con la gestión de expedientes electrónicos (MyTao). El presupuesto base de licitación asciende a 46.585 euros.

El Ayuntamiento de Molina de Segura, con este proyecto, persigue los siguientes objetivos:

• Dar cumplimiento a lo establecido en materia de archivo electrónico en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones públicas, así como en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público.

• Proporcionar agilidad, eficiencia y eficacia en los procesos de gestión propios de la unidad de archivo.

• La integración de la aplicación informática para la gestión del archivo electrónico único con la plataforma tecnológica TAO 2.0 utilizada en el Ayuntamiento para la gestión, entre otros, de los expedientes electrónicos.

Este proyecto permite la gestión integral de los procesos de la fase de archivo:

• En los calendarios de conservación se definirán las políticas de transferencia, conservación y acceso a las unidades documentales en la fase de archivo. Un calendario puede aplicarse a series documentales y/o procedimientos administrativos.

• El sistema de transferencia estará conformado por un proceso planificado a través del cual el sistema automáticamente identificará, a partir del calendario de conservación, las unidades documentales que deben transferirse al archivo y un procedimiento administrativo para la tramitación de las transferencias.

• El sistema de recuperación se articulará sobre la base de un procedimiento administrativo para gestionar las solicitudes (de una o varias unidades documentales) y un sistema para la gestión de peticiones para que la Unidad de Archivo pueda gestionar cada petición: rechazarla o servirla.