¿Qué es un certificado de retenciones?

Siempre que da inicio la campaña de Declaración de la Renta comienzan los problemas relacionados con el Certificado de Retenciones, puesto que todas las empresas que han practicado en algún momento cualquier tipo de retención se encuentra obligado a emitir este certificado del IRPF.

El certificado de retenciones ayuda a conocer la cantidad de dinero que se le ha adelantado a la Agencia Tributaria por medio de las retenciones hechas en IRPF que son practicadas en las nóminas y facturas. De tal modo que se puede definir como un documento que todas las empresas deben entregar a cada una de las personas que le hayan prestado sus servicios.

Dicho documento incluye tanto a trabajadores, profesionales, inmuebles como arrendatarios de locales. En el certificado se recogen las retribuciones o pagos pertinentes al puesto laboral que se entregan durante el año anterior a la entrega del mismo, también se hace lo mismo con las retenciones o deducciones que se han aplicado en nóminas y facturas.

Básicamente se podría decir que es un justificante donde se declara que la empresa ha ingresado una cantidad tal de retención por todos los servicios que le han prestado. Es importante que se entienda que dentro de lo que implica este documento solo se recogen los impuestos retenidos de forma efectiva.

Si llegan a existir facturas impagas o se les debe alguna mensualidad a los trabajadores, no aparecerán en este documento hasta que los pagos hayan sido realizados, los datos que se indiquen en el mismo deben coincidir perfectamente con la información que tiene la Agencia Tributaria, o de lo contrario podría ser motivo para una inspección.

¿Por qué es obligatorio entregar el certificado de retenciones?

El hecho de que sea obligatoria la emisión del certificado de retenciones tiene que ver con el reglamento del IRPF, específicamente en el artículo 108.3 donde se explica que el retenedor u obligado a ingresar en la cuenta debe expedir un favor hacia el contribuyente de certificación acreditativa con respecto a las retenciones que se practican o de los ingresos efectuados a cuenta.

Se ve implicado el hecho de que los datos restantes referentes al contribuyente deben ser incluidos en la declaración anual. Teniendo esto en cuenta se concluye que este certificado debe ser emitido a:

• Los trabajadores que tuvieran un contrato el año anterior a la emisión.
• Los profesionales que hayan mantenido algún tipo de relación comercial con la empresa. Estos deben recibir un certificado por el trabajo pagado, una vez que la factura este hecha y se les haya pagado, la empresa les debe facilitar el documento con toda la información necesaria.
• Facturas de alquileres o los pagos de intereses que se han realizado a sí mismos los trabajadores que estuvieran sujetos a una retención.

El mes de enero de cada año la Agencia Tributaria envía a todas las empresas un documento donde se especifica el resumen de todas las retenciones que se han practicado durante el año anterior.

¿Cómo se realiza un certificado de retención para empleados?

En el caso específico de los empleados la empresa se encuentra obligada a calcular todas las retenciones del IRPF con todos los datos personales que este le suministra, junto con los salariales que ella misma posee.

De ser este el caso, el trabajador solo necesita asegurarse de que los datos personales que ha facilitado estén en perfecto orden, y a partir de ahí la responsabilidad recae en la compañía en lo que respecta al cálculo de las retenciones del IRPF, mismas que dependen tanto de los ingresos del empleado como de la situación personal del mismo.

El trabajador deberá comunicar a la empresa sobre cualquier cambio que se deba realizar a través del modelo 145, que se debe descargar a modo de comunicación de datos directamente con el pagador para el cálculo de las retenciones realizadas por el IRPF.

¿Existen sanciones por no enviar o emitir el certificado de retenciones?

Como empresa retenedora las obligaciones van mucho más allá de simplemente emitir el certificado, deben asegurarse de que les llega a todos los contribuyentes antes de que se haga la apertura del plazo de presentación de declaraciones de renta.

Esto significa que antes del 5 de abril de cada año se deben haber mandado todos los certificados, de lo contrario se estaría cometiendo una infracción tributaria leve, que puede llegar a sancionarse por 150 euros por cada certificado no emitido.